گزارشات پروژه‌ها یکی از مهمترین فرآیندها برای کنترل پروژه و دستیابی به موفقیت‌های بزرگ به شمار می‌روند.
از این گزارشات به نوعی گزارشات اجتناب ناپذیر از مدیریت توانمند پروژه‌ها، یاد می‌کنند.
با استفاده از مضمون این گزارشات، مدیران می‌توانند روند اجرای پروژه‌ها را به بهترین نحو، طی کنند. این گزارشات در انواع مختلفی تهیه و تولید می‌شوند. نوع تولید آنها نیز بر اساس نیاز مدیران، تعیین خواهد شد.
انواع گزارشات پروژه‌ها کدامند؟
همانطور که ذکر شد گزارشات پروژه‌ها در انواع مختلفی صورت می‌پذیرد که هر کدام به نوعی پاسخگوی مناسبی برای نیازهای مختلف مدیران، خواهند بود. از جمله انواع آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- گزارشات دورهای
- دسته‌بندی گزارشات بر اساس محتوا
- دسته بندی بر اساس سطح و عمق اطلاعات
هر کدام از این انواع گزارشات پروژه‌ها، خود دارای زیر مجموعه‌های مختلفی هستند. لذا مدیران پس از بررسی‌های انجام شده، اقدام به انتخاب دقیق آنها بر اساس نیاز سازمان خود، خواهند نمود.
از جمله زیر مجموعه‌ی این گزارشات، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- گزارشات دورهای پروژه‌ها: گزارشات روزانه، گزارشات هفتگی، گزارشات ماهانه، گزارشات شش ماهه و سالانه
- گزارشات از لحاظ محتوا: گزارشات منابع، گزارشات ریسک، گزارشات محدوده و زمان، گزارشات هزینه‌ای، گزارشات فروش
- گزارشات از لحاظ عمق اطلاعات: این گزارشات کاملا بر اساس نیاز مدیران تعیین خواهند شد. مانند تهیه گزارشات زمانبندی پروژه در سطح بالایی WBS
این گزارشات می‌توانند تاثیر چشمگیری بر روی روند کاری کارکنان و همچنین عملکرد مدیران در سازمان‌ها داشته باشند. لذا از اهمیت بسیار بالایی در سازمان‌ها برخوردار خواهند بود. با استفاده از این گزارشات، می‌توان به اطلاعات مهم، ضروری و کاربردی دست یافت که در تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه، بسیار موثر هستند.
در تهیه آنها باید به چه مواردی توجه کرد؟
توجه به برخی از نکات در گزارشات پروژه‌ها بسی ضروری خواهد بود. لذا قبل از تهیه آنها، توجه به این نکات طلایی، موفقیت شما را تضمین می‌کند. از جمله این نکات طلایی برای دستیابی به موفقیت‌های بزرگ در گزارش نویسی و تهیه آنها، عبارتند از:
- توجه و تمرکز بر روی نتیجه‌ی گزارشات پروژه‌ها (رویه‌ی انجام فعالیت‌ها و بسیاری از موارد دیگر که در گزارش پروژه‌ها به آنها اشاره می‌شود، اهمیت زیادی برای ذینفعان نخواهند داشت. یکی از نکات پر اهمیت در تهیه این گزارشات، توجه به نتیجه گزارشات است.)
- مشخص نمودن روند تکمیل پروژه: (از دیگر نکات طلایی که در تهیه این گزارشات باید مد نظر قرار بگیرد، توجه به ادامه‌ی روند تکمیل پروژه است. بهتر است در گزارشات به پیش بینی‌های دقیق برای ادامه‌ی کار نیز اشاره گردد.)