در گذشته فرم‌ها و فرآیندهای سازمانی بر اساس سیستم کاغذی قابل اجرا بودند. سیستم کاغذی در کنار سختی فراوان، مصرف کاغذ بسیار زیادی را نیز در بر داشت. از این رو هرگز سیستم مقرون به صرفه و مناسبی نبود. اما امروزه سیستم کاغذی با تغییر و تحول چشمگیری مواجه شده است.
مدیریت سیستم فرم‌ها و فرآیندهای سازمانی بر اساس تکنولوژی‌های مدرن، سهولت در عملکرد و بهبود کنترل را برای سازمان‌ها در بر داشته است. اما سوال اینجاست که منظور از فرم‌ها و همچنین فرآیندهای سازمانی چیست؟ اهمیت استفاده و وجود این موارد در سازمان‌ها چیست؟
منظور از فرم‌ها و فرآیندهای سازمانی چیست؟!
فرم‌ها و فرآیندهای سازمانی، مجموعه اعمالی هستند که به صورت ساختار یافته و مرتبط، یک خدمت و یا محصول را تولید می‌کنند. همچنین در یک تعریف کلی می‌توان گفت که:
(فعالیت‌های به هم پیوسته‌ای که در بر دارنده‌ی تغییرات تعریف شده بوده و با یک عملکرد مشخص آغاز شده و پایان می‌یابند، فرآیند هستند. فرآیندها می‌توانند سازمان‌ها را تشکیل دهند.)
با این تعریف می‌توان به اهمیت وجود فرم‌ها و فرآیندهای سازمانی پی برد. فرآیندها نقش مهمی در تبدیل ورودی‌ها به خروجی ایده‌آل خواهند داشت. به طور کلی فرم‌ها و فرآیندها نوعی دستورالعمل خاص برای کارکنان به شمار می‌روند که نتایج دقیق و یکسانی را در بر خواهند داشت. مدیران در ایجاد این فرم‌ها و فرآیندها، نقش تعیین کننده‌ای خواهند داشت. این فرم‌ها و فرآیندها هستند که می‌توانند در ارائه‌ی خدمات و محصولات با کیفیت، تاثیرگذار باشند.
نحوه‌ی کمک فرم و فرآیند به سازمان:
آیا می‌دانید که فرم‌ها و فرآیندهای سازمانی چطور می‌توانند به موسسه و یا سازمان کمک کنند؟! چه ویژگی‌هایی در این سیستم موجب تاثیرگذاری مناسب آنها خواهد شد؟! در اینجا می‌توان به برخی از نکات مهم اشاره کرد.
- فرم‌های سازمانی و فرآیندها به صورت هدفمند طراحی و برنامه ریزی می‌شوند. هر کدام از آنها در بر دارنده‌ی فعالیت و عملکرد خاصی هستند که برای دستیابی به اهداف بزرگ، مد نظر قرار گرفته‌اند.
- فرم‌های سازمانی و فرآیندها، در بر دارنده‌ی ورودی و خروجی هستند. این سیستم منحصر بفرد، ورودی‌های مناسب را دریافت نموده و پس از انجام تغییرات لازم، خروجی را ارائه می‌کند. این خروجی شامل خدمت و یا محصول ارائه شده می‌باشد.
- فرم‌ها و فرآیندهای سازمانی می‌توانند، خلق ارزش بالای ورودی‌ها را در بر داشته باشند. به این مفهوم که ورودی‌های کم ارزش پس از ورود به این سیستم و اعمال تغییرات لازم، از ارزش بالایی برخوردار خواهند شد. اجرای فعالیت‌های مختلف بر روی این ورودی‌ها، بر ارزش آنها می‌افزاید. در نتیجه شاهد فرآیند ارزشمند و محصول مورد نظر مشتری، خواهید بود.