از سیستم گردش کار در سازمان چه می‌دانید؟
گردش کار در سازمان مجموعه‌ای از فرآیندها و تجزیه و تحلیل‌ها می‌باشد که سهولت در دستیابی به موفقیت را به همراه دارد.
همانطور که می‌دانید کسب و کارها همواره در حال تغییر و تحول هستند.
از این رو اگر فرآیند کاری شما با این پیشرفت‌ها همسان نگردد، به سختی می‌توان موفقیت را تجربه کرد. برای پاسخگویی به نیازهای کارمندان و مشتریان، استفاده از سیستم‌های مدرن و به روز، بسی حائز اهمیت خواهد بود.
اما در چه صورتی می‌توان از یک سیستم مدیریتی بسیار کاربردی در گردش کار، بهره برداری کرد؟
خصوصیات یک سیستم گردش کار مناسب برای سازمان، چیست؟
ویژگی‌های مهم سیستم گردش کار در سازمان:
سیستم گردش کار در سازمان یک سیستم کاربردی و حرفه‌ای است که به نوعی اصلی‌ترین و مهمترین سیستم شناخته می‌شود. این سیستم مواردی از جمله:
- بررسی اجرای فرآیندها
- اتوماسیون فرآیندها
- بررسی اسناد و مدارک
- شناخت وظایف
- بررسی اقدامات خاص کارکنان
- ایجاد هماهنگی بین داده‌ها، افراد و سازمان و …
- بهبود بهره‌وری
- سودآوری مناسب
- پاسخگویی به نیازها
و… را پوشش دهی می‌کند. در برخی از موارد با عدم استفاده از این سیستم، می‌توان شاهد بی اعتمادی و سرخوردگی کارکنان بود. این سیستم کارآمد می‌تواند سازمان‌های بزرگ را به طور موثر مدیریت نماید.
زمانی که شاهد توضیح عملیات اصلی و تعریف واضح آن برای یک سازمان باشیم، می‌توان شاهد افزایش دقت کارکنان در اجرا نیز بود.
در این صورت، فعالیت‌ها به بهترین نحو اجرا شده و می‌توانند مشکلات ریسک و خطرات کار را به کمترین میزان ممکن کاهش دهند. در یک توضیح جامع و کاربردی از این سیستم در سازمان می‌توان به جمله زیر اکتفا کرد:
سیستم گردش کار در سازمان مسیرهای مناسبی را برای داده‌ها ایجاد یا بهینه سازی می‌کند. در این صورت می‌تواند تکمیل موارد برای یک فرایند را تجربه نمایند.
اجزا اصلی این سیستم کدامند؟
لازم است بدانید که یک سیستم گردش کار در سازمان، دارای سه جز اصلی است. مدیران با تکیه به این سه جز می‌توانند مدیریت هوشمندانه و دقیق را ارائه نمایند.
- مراحل از پیش تعیین شده
- سرمایه گذاران و ذینفعان
- شرایط
این اجزا هر کدام عملکرد خاصی را بر عهده دارند. لذا مدیران بر اساس نیاز و نوع کسب و کار خود می‌توانند از آنها به بهترین نحو بهره برداری نمایند. این سیستم مزایای فوق العاده‌ای را نیز برای سازمان‌ها در بر دارد. از جمله این مزایا عبارتند از:
- افزایش بهره‌وری هوشمندانه
- شفاف سازی بسیاری از فرآیندهای کاری
- بهبود و افزایش پاسخگویی دقیق
- کاهش زمان در واکنش کارکنان
- سهولت در اطلاع رسانی و …