سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه همان ابزارها و روش‌های مناسب برای یکپارچه سازی، جمع‌آوری و همچنین انتشار خروجی‌ها هستند. به این نحو که با استفاده از این فرآیندها، مدیران می‌توانند یک مدیریت هوشمندانه و کاربردی را تجربه نمایند.
از این سیستم می‌توان به عنوان یک پشتیبان مناسب برای تمامی جنبه‌های مدیریتی نیز یاد کرد. اما چه سازمانهایی نیازمند استفاده از این سیستم هستند؟!
Project Management Information System (PMIS) قابلیت استفاده برای چندین پروژه را در بر دارد.
نیاز سازمانی برای بهره برداری از این سیستم زمانی خودنمایی می‌کند که دائما شاهد تولد پروژه‌های مختلف سازمانی باشیم.
هدف سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه در یک سازمان چیست؟!
سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه با اهداف مهم، کاربردی و ضروری شناخته شده‌اند. این سیستم‌ها باید بتوانند در فرآیندهای مختلف، عملکردهای مناسبی را ارائه دهند. اغلب در فرآیندهایی از قبیل:
- گردش تمامی مستندات
- گردش کالاها
- فرآیندهای داخلی پروژه‌ها
- گردش قراردادها
- ارائه‌ی صورت‌های وضعیت مناسب
- ارائه‌ی گزارشات کارگاهی
و… شاهد استفاده از این فرآیند هستیم. اغلب از این سیستم برای مقایسه خط پایه با موفقیت‌های واقعی یک فعالیت در سازمان، بهره برداری می‌شود. همچنین از این سیستم برای جمع‌آوری داده‌های مالی یک سازمان، مدیریت مواد و همچنین برای ذخیره سابقه گزارش‌گری، استفاده می‌شود. در یک تعریف کلی می‌توان گفت که: هدف از این سیستم، کنترل، سازماندهی و ذخیره داده‌ها و اطلاعات برای کمک به مدیران پروژه‌ها، است.
برترین سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه چه ویژگی‌های را در بر دارد؟!
- سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه نوعی نرم افزار توسعه یافته هستند که می‌توان از آنها برای برقراری ارتباط و مدیریت استفاده کرد.
- این سیستم می‌تواند به عنوان سیستم مدیریت تحت شبکه مورد استفاده قرار بگیرد. در این سیستم می‌توان شاهد نرم افزارهای مناسب برای زمانبندی مدیریت پروژه بود.
- از دیگر ویژگی‌های متمایز کننده در این فرآیند، می‌توان به بودجه و برآورد آنها اشاره کرد. اغلب هزینه‌ها بر اساس هر کار در پروژه تعیین خواهند شد.
- مدیریت هوشمندانه برای منابع و تدارکات، یکی دیگر از ویژگی‌های این سیستم به شمار می‌رود.
- به روزرسانی عملکرد پروژه از دیگر خصوصیات PMIS به شمار می‌رود. این سیستم شرایط مطلوب برای اندازه‌گیری عملکرد پروژه را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
- این سیستم به اعضای مختلف تیم پروژه‌ها و ذینفعان کمک می‌کند که بتوانند گزارش‌های مناسب برای پیشرفت را تهیه نمایند. این برقراری ارتباط بین اعضای تیم پروژه، مزایای بسیار زیادی را برای مدیران سازمان، در بر خواهد داشت.
- از ویژگی‌های تکرار نشدنی در سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه، می‌توان به یکپارچه‌‌سازی اطلاعات اشاره کرد. این برنامه به مدیران کمک می‌کند که آنها بتوانند به طور موثر و قابل توجهی اقدام به جمع‌آوری و تجربه و تحلیل داده‌ها، نمایند