مقدمه
مدیران پروژه همیشه به دنبال راهی برای نمایش وضعیت پروژه‌ها به صورت شفاف و لحظه‌ای هستند.
Microsoft Project Server ابزاری قدرتمند برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌هاست، اما برای گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها به تنهایی کافی نیست.
اینجاست که Power BI وارد میدان می‌شود و امکان ساخت داشبوردهای مدیریتی تعاملی را فراهم می‌سازد.
چرا اتصال Project Server به Power BI مهم است؟
-
یکپارچه‌سازی داده‌ها: تجمیع داده‌های پروژه در محیطی بصری
-
تحلیل تعاملی: امکان Drill-Down و بررسی جزئیات پروژه
-
بهبود تصمیم‌گیری: نمایش KPIها برای مدیران ارشد
-
کاهش زمان گزارش‌گیری: حذف گزارش‌های دستی و اکسل
مراحل اتصال Microsoft Project Server به Power BI
۱. آماده‌سازی داده‌ها در Project Server
-
اطمینان از به‌روزرسانی بانک اطلاعاتی Project Server
-
تعیین سطح دسترسی کاربران به داده‌ها
-
استخراج داده‌ها از جداول Tasks, Resources, Assignments
۲. اتصال Power BI به پایگاه داده Project Server
-
باز کردن Power BI Desktop
-
انتخاب گزینه Get Data → SQL Server
-
وارد کردن نام سرور و دیتابیس Project Server
-
بارگذاری جداول موردنظر (Tasks, Projects, Resources)
۳. مدل‌سازی داده‌ها (Data Modeling)
-
ایجاد ارتباط بین جداول پروژه، منابع و فعالیت‌ها
-
تعریف Measures با زبان DAX برای KPIها
-
مثال: محاسبه درصد پیشرفت پروژه
۴. طراحی داشبورد مدیریتی
-
داشبورد وضعیت پروژه‌ها: نمایش درصد پیشرفت هر پروژه
-
داشبورد منابع: نمایش بار کاری تیم‌ها و افراد
-
داشبورد هزینه‌ها: مقایسه هزینه برنامه‌ریزی‌شده و واقعی
-
داشبورد پرتفو: مقایسه چندین پروژه سازمان در یک نگاه
۵. انتشار گزارش در Power BI Service
-
انتشار داشبورد در محیط آنلاین Power BI
-
تعریف Row Level Security (RLS) برای کنترل دسترسی
-
استفاده از Power BI Gateway برای به‌روزرسانی خودکار داده‌ها
نمونه موارد استفاده عملی
الف) در سازمان‌های ساختمانی
-
پایش پیشرفت پروژه‌های عمرانی
-
کنترل هزینه‌های مصالح و پیمانکاران
-
شناسایی پروژه‌های دارای تأخیر
ب) در شرکت‌های IT
-
مدیریت منابع انسانی و تخصیص توسعه‌دهندگان
-
ردیابی پیشرفت اسپرینت‌ها و فازهای پروژه
-
تحلیل بهره‌وری تیم‌ها
ج) در سازمان‌های دولتی
-
کنترل بودجه پروژه‌های ملی
-
بررسی وضعیت پروژه‌های زیرمجموعه وزارتخانه‌ها
-
ارائه گزارش لحظه‌ای به مدیران عالی
مزایای کلیدی برای مدیران
-
دسترسی سریع به گزارش‌ها بدون نیاز به فایل‌های اکسل
-
امکان مشاهده وضعیت همه پروژه‌ها در یک داشبورد
-
کاهش اختلاف داده‌ها بین واحدها
-
افزایش شفافیت و اعتماد بین تیم‌های پروژه
بهترین شیوه‌ها (Best Practices)
-
طراحی داشبورد ساده و قابل فهم برای مدیران
-
استفاده از KPIهای استاندارد مانند CPI و SPI
-
فعال‌سازی Scheduled Refresh برای داده‌های به‌روز
-
تعریف نقش‌های کاربری (مدیر پروژه، مدیر منابع، مدیر مالی) در RLS
جمع‌بندی
اتصال Microsoft Project Server به Power BI سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از یک محیط سنتی مدیریت پروژه به یک محیط داده‌محور و هوشمند مهاجرت کنند.
این ترکیب باعث می‌شود مدیران بتوانند تصمیم‌های بهتری بگیرند، منابع را بهینه تخصیص دهند و پروژه‌ها را با موفقیت بیشتری به پایان برسانند.