مقدمه
پروژه‌های بزرگ سازمانی به دلیل حجم بالای داده‌ها (هزاران فعالیت، صدها منبع و میلیون‌ها ریال هزینه) نیازمند ابزارهایی هستند که بتوانند اطلاعات را به‌طور یکپارچه و قابل فهم نمایش دهند.
در این مقاله یک مثال عملی بررسی می‌کنیم که چگونه با ترکیب Project Server و Power BI می‌توان گزارشی حرفه‌ای برای پروژه‌های بزرگ ساخت.
گام اول: استخراج داده‌ها از Project Server
برای پروژه‌های بزرگ، مهم‌ترین جداولی که باید استخراج شوند عبارت‌اند از:
-
Projects: اطلاعات پروژه‌ها (نام، شناسه، تاریخ شروع و پایان)
-
Tasks: فعالیت‌ها و درصد پیشرفت
-
Resources: منابع انسانی و مالی
-
Assignments: ارتباط بین فعالیت‌ها و منابع
-
Costs: هزینه‌های واقعی و برنامه‌ریزی‌شده
گام دوم: طراحی مدل داده در Power BI
برای تحلیل پروژه‌های بزرگ باید یک مدل داده کارآمد و بهینه طراحی شود.
ساختار پیشنهادی:
-
DimDate (جدول تاریخ) برای تحلیل زمانی
-
FactTasks شامل فعالیت‌ها و درصد پیشرفت
-
FactCosts شامل هزینه‌ها و بودجه‌ها
-
DimProjects برای متادیتای پروژه‌ها
-
DimResources برای منابع انسانی و تجهیزاتی
گام سوم: ساخت داشبوردهای تحلیلی
۱. داشبورد وضعیت کلی (Portfolio Overview)
-
تعداد پروژه‌های فعال
-
درصد پروژه‌های تکمیل‌شده
-
انحراف هزینه و زمان
۲. داشبورد پیشرفت پروژه‌ها
-
نمودار S-Curve (پیشرفت واقعی در برابر برنامه‌ریزی‌شده)
-
درصد پیشرفت کل پروژه‌ها
-
پروژه‌های عقب‌مانده از برنامه
۳. داشبورد منابع
-
تخصیص منابع در پروژه‌های مختلف
-
منابع پرکار و کم‌کار
-
هزینه مصرفی هر منبع
۴. داشبورد مالی
-
بودجه کل پروژه‌ها
-
هزینه واقعی و مقایسه با بودجه
-
شاخص‌های CPI و SPI
گام چهارم: تعریف KPIهای کلیدی
برای پروژه‌های بزرگ، KPIها نقش حیاتی دارند:
-
CPI (Cost Performance Index): شاخص عملکرد هزینه
-
SPI (Schedule Performance Index): شاخص عملکرد زمان‌بندی
-
EAC (Estimate at Completion): برآورد هزینه تکمیل
-
Resource Utilization: درصد استفاده منابع
نمونه فرمول DAX برای CPI:
مثال واقعی: پروژه زیرساختی سازمان X
یک سازمان بزرگ پروژه‌ای زیرساختی با ۳ سال زمان‌بندی، ۱۵۰۰ فعالیت و ۴۰۰ منبع انسانی داشت. با استفاده از Project Server و Power BI:
-
داده‌ها از طریق OData به Power BI منتقل شدند
-
مدل داده چندلایه طراحی شد
-
داشبورد مدیریتی در سطح پرتفو ساخته شد
-
مدیران توانستند به‌صورت لحظه‌ای عملکرد پروژه را پایش کنند
مزایای استفاده از Power BI برای پروژه‌های بزرگ
-
مدیریت حجم بالای داده‌ها
-
امکان Drill-Down از سطح کلان به جزئیات فعالیت
-
شفافیت داده‌ها برای مدیران سازمان
-
تصمیم‌گیری سریع‌تر در شرایط بحرانی
-
کاهش زمان تهیه گزارش‌ها از چند روز به چند دقیقه
جمع‌بندی
گزارش‌گیری از پروژه‌های بزرگ بدون ابزارهای هوش تجاری کار ساده‌ای نیست. ترکیب Project Server و Power BI این امکان را فراهم می‌کند که سازمان‌ها بتوانند:
-
داده‌های حجیم را یکپارچه کنند،
-
داشبوردهای لحظه‌ای بسازند،
-
و KPIهای حیاتی را برای تصمیم‌گیری سریع در اختیار مدیران قرار دهند.