مقدمه
مدیریت یک پروژه پیچیده به‌خودی خود کاری دشوار است، اما وقتی پای چندین پروژه همزمان به میان می‌آید، پیچیدگی چند برابر می‌شود. در چنین شرایطی، داشتن یک داشبورد پورتفوی پروژه ضروری است.
با ترکیب قابلیت‌های P6 EPPM (برای مدیریت زمان‌بندی و منابع) و Power BI (برای گزارش‌گیری و تحلیل)، می‌توان داشبوردی ساخت که مدیران سازمان را قادر می‌سازد کل پرتفو (Portfolio) را در یک نگاه بررسی کنند.
پورتفوی پروژه چیست؟
پورتفوی پروژه مجموعه‌ای از پروژه‌ها و برنامه‌هایی است که به‌صورت همزمان در سازمان اجرا می‌شوند. مدیریت پرتفو به معنای اولویت‌بندی، نظارت و تحلیل همزمان همه پروژه‌ها برای اطمینان از همسویی آن‌ها با اهداف سازمانی است.
چرا داشبورد پرتفو در Power BI مهم است؟
-
نمای کلی سازمانی: مشاهده وضعیت کل پروژه‌ها در یک صفحه
-
مقایسه پروژه‌ها: مقایسه شاخص‌هایی مثل پیشرفت، هزینه و زمان‌بندی بین پروژه‌ها
-
تصمیم‌گیری سریع‌تر: شناسایی پروژه‌های پرریسک یا دارای تأخیر
-
مدیریت منابع مشترک: بررسی مصرف منابع در سطح پرتفو
مراحل طراحی داشبورد پرتفو با P6 EPPM و Power BI
۱. جمع‌آوری داده‌ها
از طریق Database، API یا Export داده‌های پروژه‌ها (فعالیت‌ها، منابع، هزینه‌ها) از P6 EPPM استخراج می‌شوند.
۲. مدل‌سازی داده‌ها در Power BI
-
جدول پروژه‌ها (Projects)
-
جدول فعالیت‌ها (Activities)
-
جدول منابع (Resources)
-
جدول هزینه‌ها (Costs)
-
جدول تقویم (Calendar)
۳. تعریف شاخص‌های کلیدی (KPIs)
برخی از KPIهای مهم در داشبورد پرتفو:
-
درصد پیشرفت پروژه‌ها
-
هزینه واقعی پرتفو
-
انحراف زمان‌بندی
۴. طراحی ویژوال‌ها (Visuals)
-
Portfolio Overview: نمایش لیست همه پروژه‌ها با KPIهای اصلی
-
نمودار گانت ترکیبی: برای دیدن کل زمان‌بندی پروژه‌ها
-
Bubble Chart: مقایسه پروژه‌ها بر اساس هزینه، پیشرفت و ریسک
-
Resource Heatmap: برای نمایش مصرف منابع در سطح پرتفو
۵. افزودن فیلترها و Drill-through
-
فیلتر بر اساس دپارتمان، مدیر پروژه، منطقه جغرافیایی
-
قابلیت Drill-through برای رفتن از سطح پرتفو به سطح تک پروژه و سپس به سطح فعالیت
نمونه طراحی داشبورد پرتفو
یک داشبورد پورتفوی پروژه معمولاً شامل بخش‌های زیر است:
-
Project KPIs Summary: درصد پیشرفت، هزینه برنامه‌ریزی‌شده، هزینه واقعی، زمان تأخیر
-
Portfolio Timeline: گانت کلی پروژه‌ها
-
Project Comparison Chart: مقایسه چند پروژه بر اساس هزینه و پیشرفت
-
Risk Matrix: نمایش ریسک‌های پروژه‌ها در پرتفو
-
Resource Utilization: تحلیل بار کاری تیم‌ها و افراد
بهترین شیوه‌ها (Best Practices)
-
سادگی: داشبورد باید ساده و قابل فهم باشد.
-
رنگ‌بندی استاندارد: سبز = وضعیت مطلوب، زرد = در معرض خطر، قرمز = بحرانی.
-
بروزرسانی خودکار: استفاده از Power BI Gateway برای داده‌های لحظه‌ای.
-
نمایش چند سطحی: هم نمای کلان (Macro) برای مدیران ارشد و هم جزئیات برای مدیران پروژه.
مزایای داشبورد پرتفو در P6 EPPM + Power BI
-
کنترل بهتر روی کل پروژه‌های سازمان
-
شناسایی سریع پروژه‌های دارای تأخیر یا افزایش هزینه
-
تخصیص بهینه منابع در سطح سازمان
-
افزایش شفافیت و اعتماد مدیران به داده‌ها
-
تصمیم‌گیری سریع‌تر در سطح مدیریت ارشد
جمع‌بندی
ترکیب P6 EPPM و Power BI یکی از بهترین راهکارها برای ساخت داشبورد پرتفوی پروژه است. این داشبوردها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا پروژه‌های خود را با اهداف کلان سازمانی همسو کنند، منابع را بهتر مدیریت کنند و ریسک‌ها را کاهش دهند.