مقدمه
دفتر مدیریت پروژه (PMO) یکی از بخش‌های حیاتی در سازمان‌های پروژه‌محور است. وظیفه اصلی PMO پایش پروژه‌ها، استانداردسازی فرآیندها و ارائه گزارش‌های مدیریتی است.
با توجه به حجم بالای داده‌ها، استفاده از ابزارهایی مانند Project Server و Power BI می‌تواند نقش مهمی در افزایش بهره‌وری PMO داشته باشد.
چالش‌های مدیر PMO در گزارش‌گیری
-
دسترسی به اطلاعات به‌روز از چندین پروژه
-
مقایسه پروژه‌ها از نظر زمان، هزینه و منابع
-
نیاز به گزارش‌های لحظه‌ای (Real-Time)
-
حجم زیاد داده و سختی در تحلیل دستی
-
نبود یک منبع واحد و معتبر برای داده‌های پروژه
راهکار: ترکیب Project Server با Power BI
Project Server اطلاعات مربوط به پروژه‌ها (زمان‌بندی، منابع، هزینه‌ها) را ذخیره می‌کند. Power BI با اتصال به این داده‌ها، امکان ایجاد داشبوردهای مدیریتی را فراهم می‌سازد.
مزایای این ترکیب:
-
گزارش‌های لحظه‌ای: امکان مشاهده KPI پروژه‌ها در هر لحظه
-
تصمیم‌گیری سریع‌تر: تحلیل داده‌های پرتفو و منابع
-
یکپارچگی اطلاعات: دسترسی به داده معتبر و یکپارچه
-
بهبود شفافیت: ارائه تصویر واقعی از وضعیت پروژه‌ها
-
امکان Drill-Down: مشاهده جزئیات پروژه‌ها از سطح پرتفو
داشبوردهای کاربردی برای مدیر PMO
۱. داشبورد وضعیت پرتفو (Portfolio Overview)
-
تعداد پروژه‌های فعال
-
درصد پروژه‌های به‌موقع و پروژه‌های دارای تأخیر
-
مقایسه هزینه واقعی با برنامه‌ریزی‌شده
۲. داشبورد منابع (Resource Dashboard)
-
میزان تخصیص منابع
-
شناسایی منابع پرکار
-
مقایسه ظرفیت با میزان مصرف
۳. داشبورد هزینه‌ها (Cost Dashboard)
-
بودجه کل پروژه‌ها
-
هزینه واقعی در مقابل بودجه
-
انحراف هزینه (Cost Variance)
۴. داشبورد ریسک و مشکلات (Risk Dashboard)
-
پروژه‌های پرریسک
-
مشکلات ثبت‌شده در پروژه‌ها
-
شاخص‌های سلامت پروژه (Project Health)
KPIهای حیاتی برای PMO
-
SPI (Schedule Performance Index): شاخص عملکرد زمان‌بندی
-
CPI (Cost Performance Index): شاخص عملکرد هزینه
-
Resource Utilization: درصد استفاده از منابع
-
On-Time Completion Rate: درصد پروژه‌های به‌موقع
-
Portfolio Risk Level: سطح ریسک پرتفو
نمونه کد DAX برای SPI:
بهترین شیوه‌ها در پیاده‌سازی داشبوردهای PMO
-
طراحی مدل داده به‌صورت Star Schema
-
تعریف KPIهای استاندارد برای کل سازمان
-
استفاده از Scheduled Refresh برای بروزرسانی خودکار
-
نمایش داده‌ها در سطوح مختلف (مدیرعامل، مدیر پروژه، PMO)
-
تمرکز بر Visualization ساده و کاربردی
جمع‌بندی
استفاده از Project Server + Power BI ابزاری قدرتمند در دست مدیران PMO قرار می‌دهد. این ترکیب باعث افزایش شفافیت، سرعت در تصمیم‌گیری و بهره‌وری کلی سازمان می‌شود.
داشبوردهای مدیریتی طراحی‌شده در Power BI کمک می‌کنند PMO بتواند پروژه‌ها را با دقت بیشتری پایش کرده و از انحرافات هزینه و زمان جلوگیری کند.