از سیستم مدیریت مستندات چه می‌دانید؟!
Document management system تعبیری از روند مداوم دیجیتال سازی و بهبود عملکرد سازمانی با مدیریت هوشمندانه‌ی اسناد است.
این سیستم به عنوان بهترین سیستم برای آسان‌تر کردن کارها و نگهداری و مدیریت دقیق اسناد به شمار می‌رود. از این سیستم با عنوان DMS نیز یاد می‌شود. یکی از مشکلات بسیار اساسی در بیشتر سازمان‌ها و موسسات، پراکندگی اطلاعات و اسناد و عدم سهولت در دسترسی به آنها است.
اغلب مدیران و کارکنان، دغدغه‌ی تهیه آرشیوی متمرکز از مستندات را در بر خواهند داشت. از این رو استفاده از سیستم DMS بسی کاربردی و هوشمندانه خواهد بود.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت مستندات:
یکی از مهمترین اهداف سازمان‌ها برای بهره برداری از سیستم مدیریت مستندات، کنار زدن رقبا و پیشی گرفتن از آنها است. اتفاقات مهمی که با استفاده از این سیستم برای سازمان‌ها رخ می‌دهد، آنها را به یک سازمان پیشرو و موفق مبدل می‌کند.
ایجاد انقلاب و تحولات گسترده در گردش محتوای سازمانی، از جمله مهمترین مزیت استفاده از این سیستم، به شمار می‌رود. از اتفاقات مثبت و مهمی که با استفاده از این سیستم می‌توانید تجربه کنید، عبارتند از:
- خلق زمان بیشتر برای انجام کارهای مهم
- بهبود رشد کسب و کار
- افزایش امنیت مستندات و مدارک
- کاهش قابل توجه هزینه‌ها
- بهبود ظرفیت و افزایش انعطاف پذیری
- بهبود جریان کاری کارکنان و مدیران و…
- انجام بهتر و دقیق‌تر استانداردها و همچنین قوانین مربوطه
- افزایش سهولت در انجام کارهای تیمی
- دسترسی ساده به آخرین اسناد و مدارک و همچنین کنترل به روزرسانی آنها با سهولت بالا
- سرعت و دقت بسیار بالا در دسترسی به اسناد مورد نظر
- اشتراک گذاری ساده و مناسب با تکیه به اصول ساختار یافته
هر کدام از این موارد می‌توانند بر روی بهبود عملکرد و همچنین پیشرفت سازمان‌ها، نقش بسزایی داشته باشند. لذا با تکیه به این موارد، می‌توان به اهداف بسیار بزرگ خود، دست یابید.
دلیل استفاده از این سیستم در سازمان‌ها چیست؟
بر طبق مواردی که ذکر شد، سیستم مدیریت مستندات قابلیت طبقه بندی بر اساس موارد خاص را در بر دارد. اغلب این طبقه بندی بر اساس:
- استانداردها
- نحوه تولید
- کاربرد
- یکپارچگی یا عدم یکپارچگی
- ساختار
و … صورت می‌پذیرد. اما به طور کلی و اصلی سیستم مدیریت مستندات در دو قالب الکترونیکی و فیزیکی قابل طبقه بندی کردن، هستند. مستندات در این سیستم‌ها: پردازش، سازماندهی، توزیع، بازیابی، ذخیره و … خواهند شد. این سیستم برای کاربران این امکان را فراهم می‌کند که بتوانند در کمترین زمان و با کمترین هزینه، به اسناد مورد نظر، دست یابند.