اهمیت گزارشات سازمانی برای مدیران پروژه بسیار قابل درک است. اگر یک مدیر پروژه نتواند رخدادهای درون سازمانی را به بهترین نحو، بررسی، محاسبه و کنترل نماید، قطعا مدیر لایق و توانمندی نخواهد بود.
از مهمترین اصول در نقش مدیریت پروژه، شناخت اهداف سازمان و استفاده از گزارشات مطلوب سازمانی است. حال این سوال پیش می‌آید که آیا هر گزارشی را می‌توان به عنوان اساسی برای مدیریت پروژه در نظر گرفت؟!؟
گزارشات سازمانی زمانی می‌توانند برای یک سازمان اثربخش باشند که بر اساس رخدادهای درون سازمانی تنظیم شوند. این گزارشات جنبه‌ی حیاتی را برای یک سازمان در بر دارند. به طوریکه هیچ سازمانی بدون بهره برداری از تکنیک‌های مناسب گزارش‌دهی، نمی‌تواند به موفقیت‌ها و اهداف بزرگ خود دست یابد. استراتژی‌های مناسب برای گزارش‌دهی، می‌تواند تاثیرات بی‌نظیری بر روی نحوه‌ی عملکرد هر سازمان داشته باشد. آیا این استراتژی‌ها را می‌شناسید؟
مهمترین استراتژی‌ها برای گزارشات سازمانی:
زمانی می‌توانید از گزارشات سازمانی کارآمد و مناسب استفاده کنید که از اصول تهیه آنها، مطلع باشید. استفاده از استراتژی‌های مناسب در تهیه این گزارشات، امری مهم و ضروری تلقی می‌گردد. برای تهیه این گزارشات، استراتژی‌های زیر را مد نظر قرار دهید:
- دقت بالا: (مهم نیست که در یک سازمان شاهد چه فعالیت پیچیده و موقعیت حساسی هستید. مهم دقت بالا در جمع‌آوری، تحلیل و ارائه گزارش مناسب و کاربردی خواهد بود. مدیریت یک سازمان و پروژه زمانی بهترین ارزیابی را ارائه می‌نماید که گزارشات دقیقی از کسب و کار را دریافت نماید.)
- استفاده از ابزارهای مناسب: ( گزارشات سازمانی باید در کنار دقت بالا، سهولت در استفاده را نیز به همراه داشته باشند. استفاده از فرمت مناسب برای گزارش، استفاده از نمودارها و … می‌تواند گزارشات ایده‌آل و مناسبی را به مدیران ارائه نماید.)
- زمانبندی مناسب: (یکی از فاکتورهای بسیار مهم در ارائه‌ی گزارش‌های سازمانی، توجه به زمانبندی مناسب آنها است. ارائه‌ی گزارشات باید دقیقا در زمان مشخص و تعیین شده، صورت پذیرد. در این صورت مدیران با موقعیت‌های بحرانی به ندرت مواجه خواهند شد.)
فواید استفاده:
آیا فواید استفاده از گزارشات سازمانی را می‌دانید؟! این گزارشات در انواع مختلفی تولید می‌شوند که هر کدام از آنها، فواید بسیار زیادی را در بر خواهند داشت. با استفاده از گزارش‌های سازمانی می‌توان شاهد مزایایی از قبیل:
- کاهش هزینه‌ها
- افزایش درآمد و سود قابل توجه
- مدیریت ساده
- افزایش میزان بهره وری
- جلب رضایت مشتری
- تقویت انگیزه و مشارکت
و بسیاری از موارد دیگر بود. این گزارشات در بر دارنده‌ی اطلاعات مختلف با توجه به نیاز مدیران هستند. لذا استفاده از آنها برای سازمان‌ها از ارزش و اهمیت بسیار بالایی برخوردار خواهد بود.