چرایی استفاده از گزارشات سازمانی

گزارشات سازمانی

گزارشات سازمانی یک فرآیند مهم برای کسب اطلاعات دقیق و کوتاه در مورد عملکرد یک کسب و کار است. همچنین این گزارشات عوامل تاثیرگذار بر روی بهره‌وری سازمان‌ها را نیز مشخص می‌کند.

این گزارشات موارد بسیار زیادی را مشخص می‌کنند که به نوعی بر روی عملکرد و دستیابی به اهداف بزرگ سازمان‌ها، نقش بسزایی دارند. حوزه‌های شایستگی، خطرات و ریسک‌ها، حمایت از سرمایه‌گذاری و ایجاد فضای بهبود عملکرد، مواردی هستند که در این گزارش‌ها به آنها اشاره شده است. در واقع این گزارش‌ها می‌توانند پاسخگوی دقیقی به سوال: ” چطور می‌توان یک سازمان را هدایت کرد؟” باشند.

گزارشات سازمانی بیانگر این موضوع هستند که: چه کاری باید به خوبی انجام شود؟! همچنین این گزارشات مناطقی که عملکرد پایینی را در بر دارند، نشان می‌دهند.

حال می‌توان گفت که این گزارشات نوعی فرآیند بازخورد داخلی هستند که نقاط قوت و ضعف یک سازمان را شناسایی می‌کنند.

گزارشات سازمانی در بر دارنده‌ی چه اطلاعاتی هستند؟

گزارشات سازمانی دارای انواع مختلفی هستند که بر اساس موارد مختلف، دسته بندی می‌شوند. اغلب تفاوت این گزارشات بر اساس قالب، اندازه و عملکرد، متفاوت خواهد بود. یکی از موارد مهم در تهیه این گزارشات، توجه به انعطاف پذیر بودن آنها است.

این گزارشات باید با سطح انعطاف پذیری بالایی تولید شوند تا پاسخگوی بسیاری از نیازهای مخاطبین باشند. اغلب این گزارش‌ها بر اساس 6 عنصر کلیدی تهیه و تنظیم می‌شوند.

1. تعریف منطقی و مشخص از مسئله
2. طرح مقدماتی گزارش
3. انتخاب روش مناسب برای گزارش نویسی
4. جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات ضروری و مناسب
5. تجزیه و تحلیل و همچنین تفسیر صحیح اطلاعات
6. نتیجه‌گیری دقیق بر اساس داده‌ها

با تکیه بر این نکات کلیدی، می‌توان اقدام به تهیه بهترین و کاربردی‌ترین گزارشات سازمانی نمود. هر کدام از این موارد، نقش بسیار مهم و تاثیرگذاری بر روی فرآیند تهیه گزارش‌های سازمانی خواهند داشت.

شاید در تهیه این گزارشات از هیچ قالب یکسانی بهره برداری نشود، اما در تولید و بهره برداری از آنها می‌توان شاهد یک نظم مشترک بود.

این گزارشات برای چه کسانی تهیه و تنظیم می‌شوند؟

همانطور که مطلع هستید، این گزارشات در انواع مختلفی تولید می‌شوند. هدف از تولید این گزارشات، بسیار متنوع است. از این جهت می‌توان گفت که: مخاطبین این گزارشات بسیار زیاد هستند. مضمون این گزارشات بیان می‌کند که مخاطب آن چه کسی است.

اغلب مخاطبین این گزارشات، مدیران کسب و کارها هستند. اما برای سهولت بیشتر کارها، دقت بیشتر، سرعت بیشتر و هزینه‌ی کمتر، این گزارش‌ها در انواع مختلف تولید می‌شوند. از جمله انواع آنها می‌توان به:

• گزارش‌ زمانبندی
• گزارش حسابرسی مالی
• گزارش گردش سرمایه
• گزارش بودجه
• گزارش تولید
• گزارش فروش و…