نقش PMIS در پروژه‌ها
سیستم مدیریت، یک سیستم بسیار پیچیده است که برای موفقیت در آن، باید از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه یا همان PMIS استفاده کرد.
این برنامه یک نرم افزار کاربردی است که کنترل و سازماندهی جریان داده‌ها و همچنین اطلاعات پروژه را بر عهده دارد. این نرم افزار در برنامه ریزی، نظارت و اجرای پروژه‌ها نقش کارآمد و منحصر به فردی را ایفا می‌کند. همانطور که می‌دانید اطلاعات گسترده و فراوانی در چرخه عمر مدیریت پروژه ذخیره می‌شوند.
در صورتی که اسناد تولید شده سازماندهی نشوند، قطعاً پروژه مورد نظر، محکوم به شکست خواهد بود. در این زمان استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، بسیار هوشمندانه می‌باشد.
در یک تعریف جامع و کلی از PMIS می‌توان به یک جریان سازمان یافته و کنترل شده از داده‌ها اشاره نمود. این برنامه اطلاعات را فعال نموده و آنها را ذخیره می‌کند. در این صورت نقش موثری در موفقیت پروژه‌ی شما خواهد داشت.
Project Management Information System (PMIS) چیست؟!
اگر بخواهیم به یک تعریف جامع اشاره نماییم، می‌توان گفت که: PMIS نحوه سازماندهی اطلاعات پروژه می‌باشد. در یک سازمان، اطلاعات پروژه‌ها از طریق نرم افزارهای کاربردی، جمع‌آوری و مورد استفاده قرار می‌گیرند.
برنامه‌های کاربردی مدیران را همراهی می‌کنند تا بتوانند پروژه‌های مورد نظر را برنامه‌ریزی، اجرا و سازماندهی نمایند. این نرم افزار نیز با در برداشتن برنامه‌های کاربردی می‌تواند مدیران پروژه‌های مختلف را در موفقیت در پروژه همراهی نماید. از ویژگی‌های مشترک ابزارهای این برنامه می‌توان به:
- برنامه زمانبندی
- برنامه سازماندهی
- برنامه جمع‌آوری اطلاعات
- مجوز کار
- توزیع اطلاعات
و غیره اشاره نمود. این نرم افزار فقط منوط به یک ابزار اتوماتیک نیست. بلکه این ابزار بسیاری از روش‌های آزموده شده را نیز در بر می‌گیرد.
این نرم افزار می‌تواند به عنوان یک پشتیبان قدرتمند در تیم پروژه‌ها نیز به شمار آید. با تمامی تفاسیر، این نرم افزار فرآیند تصمیم گیری صحیح و ایده‌آل را برای مدیران، ساده می‌کند.
موارد استفاده از این نرم افزار چیست؟!
PMIS نقش چشمگیری در مدیریت موفق پروژه‌های سازمان خواهد داشت. این نرم افزار به نوعی از تمامی جنبه‌های مدیریتی پروژه، پشتیبانی می‌کند. از جمله موارد استفاده از این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدیریت کیفیت پروژه
- زمان بندی و مدیریت زمان پروژه
- مدیریت یکپارچه سازی
- مدیریت هزینه‌های پروژه
- مدیریت محدوده پروژه
- مدیریت ریسک پروژه
- مدیریت سهامداران پروژه
- مدیریت تدارکات پروژه
- مدیریت ارتباطات پروژه
و… . این نرم افزار امکانات فوق العاده‌ای را برای مدیران پروژه فراهم می‌کند. اطلاعاتی که این نرم افزارها در اختیار مدیران قرار می‌دهند، می‌‌توانند در:
- کاهش ریسک
- کاهش هزینه‌ها
- بهبود کارایی
و… نقش چشمگیری داشته باشند.