اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه
در یک پروژه که کاملا مبتنی بر داده‌های چرخشی، اهمیت ارتباط اعضا و اطلاعات هستیم، می‌توان به اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه پی برد. در این مدیریت توانمند می‌توان شاهد مدیریت تمامی داده‌ها و عملکرد دقیق پروژه‌ها بود.
نکته قابل توجه در این مدیریت، عدم یکسان بودن رویه مدیریت در این سیستم می‌باشد. نحوه‌ی مدیریت پروژه‌ها بر اساس نوع پروژه متفاوت است. امروزه دنیای تکنولوژی‌های مدرن، فناوری‌های منحصر بفردی را در زمینه‌ی این مدیریت به مدیران ارائه نموده است.
اگر چه امروزه شاهد انواع PMIS (سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه) در سازمان‌ها هستیم، اما این سیستم‌ها از ویژگی‌های مشترک اساسی برخوردار هستند.
چرا یک سازمان به سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه نیازمند است؟
قبل از ورود سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه مدیران با مشکلات بسیار زیادی مواجه بودند. اما با ورود PMIS و بهره برداری از آنها در پروژه‌های مختلف، مدیران با موفقیت‌های چشمگیری مواجه شدند.
ویژگی‌های مهم در این سیستم، سبب افزایش موارد استفاده از آن در کسب و کارهای مختلف شده است.
تا جایی که امروزه قریب بر 90 درصد سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف از آن برای رفع مشکلات اساسی پروژه‌ها، استفاده می‌کنند.
از جمله ویژگی‌های متمایز کننده‌ی این سیستم که سبب محبوبیت آن شده است، عبارتند از:
- استفاده از ابزارهای مناسب برای زمانبندی و برنامه ریزی
- برآورد بودجه و هزینه‌های هر کار
- اندازه گیری و تخمین عملکرد مدیریت
- ارائه‌ی گزارش ارتباطات و پیشرفت برای هر کار و پروژه
- ادغام و حفظ یکپارچگی داده‌ها
و بسیاری از موارد دیگر. این سیستم مزایای بسیار زیادی را در بر دارد. از جمله مزایای آن عبارتند از:
مزایای بهره برداری از Project Management Information System:
بسیاری از مدیران پروژه‌ها با پی بردن به مزایای فوق العاده‌ی استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه، اقدام به استفاده از آنها خواهند نمود.
از جمله این مزایا عبارتند از:
- بهبود همکاری تیمی و برقراری ارتباطات مناسب بین اعضای یک تیم در یک کار و پروژه
- افزایش میزان تمرکز بر روی پروژه برای افزایش دقت و کیفیت بهتر انجام پروژه
- ادامه پروژه با توجه به جزئیات بیشتر و دقیق‌تر
- سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه امکانات قابل توجهی همچون گزارش گیری سریع را برای کارکنان فراهم می‌کند.
- این سیستم مدیریت چابک را بهبود می‌بخشد.
- بهبود اجرای پروژه بر اساس مدیریت زمانبندی
- پیگیری جزئیات با توجه به سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه
با بهره برداری از این مزایا، یک کسب و کار می‌تواند با موفقیت پروژه‌های مد نظر را به پایان برساند.
در نتیجه بسیاری از سازمان‌ها اقدام به بهره برداری از این سیستم کاربردی برا مدیریت هوشمندانه، خواهند نمود.