سیستم مدیریت مستندات
سیستم مدیریت مستندات یا (Document Management System) یک نرم افزار بسیار کاربردی و منحصر بفرد است. از این سیستم برای مدیریت مستندات در یک سازمان استفاده خواهد شد.
اغلب از این سیستم در سازمان با عنوان بایگانی اسناد و یا مدیریت اسناد نیز یاد می‌کنند. این مدیریت در بر دارنده‌ی فعالیت‌های مانند:
- دریافت، ایجاد و کنترل اسناد
- مدیریت توزیع
- بازنگری
- سازماندهی
- بایگانی الکترونیکی
و… در یک سازمان است. اغلب این سیستم بنا به موارد استفاده، محل استفاده و… از ارزش و اهمیت بالایی در یک سازمان برخوردار است.
کاربرد سیستم مدیریت مستندات در یک سازمان چیست؟
همانطور که ذکر شد، سیستم مدیریت مستندات کاربرد و موارد استفاده‌ی گسترده‌ای را در سازمان‌ها بر عهده دارد. عملکرد فوق العاده و منحصر بفرد این سیستم در سازمان‌ها، محبوبیت و افزایش موارد استفاده از آن را در بر داشته است. از جمله کاربرد و قابلیت‌های این سیستم در یک سازمان، عبارت است از:
- سازماندهی الکترونیکی اسناد فنی و…
- سازماندهی فیزیکی اسناد فنی
- محافظت از اسناد با اعمال کردن برخی از محدودیت‌ها در سطوح مختلف
- قابلیت دسته بندی اسناد بر اساس اهمیت آنها از عادی تا محرمانه
- قابلیت یادداشت گذاری بر روی اسناد
- قابلیت مشاهده‌ی تاریخچه و سوابق اسناد مورد نظر در سازمان
- قابلیت نگهداری کلیه اسناد به صورت اتوماتیک برای سهولت در استفاده
- سهولت در جستجو برای یافتن فایل مورد نظر
و… .
سیستم مدیریت مستندات، ابزارهای مناسب و کاربردی را برای ایجاد، ویرایش، نگهداری، طبقه بندی، دسترسی و … اسناد در بر دارد. اغلب سازمان‌ها با توجه به نیاز خود، اقدام به بهره برداری از این سیستم خواهند نمود.
تجربه‌ی مدیریت هوشمندانه:
سیستم مدیریت مستندات یا به عبارت دیگر Document Management System به مدیران اجازه می‌دهد تا مدیریت هوشمندانه را تجربه کنند.
به این ترتیب که با توجه به نقش‌ها و مسئولیت‌های مختلف تیم‌ها، امکان دسترسی آنها به فایل‌ها را مهیا می‌کند. از این طریق مدیران می‌توانند شاهد افزایش دقت و کارایی کارکنان باشند.
امروزه با وجود این سیستم کاربردی نه تنها شاهد سهولت در عملکرد کارکنان، بلکه شاهد افزایش امنیت نیز خواهیم بود.
سیستم مدیریت اسناد یکی از مهمترین و حیاتی‌ترین سیستم‌ها در هر کسب و کاری است.
لذا استفاده از روش‌های مبتکرانه و کاربردی در این زمینه، بسیار حائز اهمیت خواهد بود.
عدم استفاده از سیستم‌های کاربردی برای مدیریت مستندات، اختلالات جدی را برای سازمان‌ها در بر دارد. لذا بسیاری از سیستم‌های اداری، جهت رفع اختلالات و انجام قانونی و درست وظایف و مسئولیت‌ها، اقدام به استفاده از این سیستم‌ها می‌نمایند.