آیا می‌دانید منظور از گزارشات پروژه‌ها چیست؟!
گزارشات نوعی سند معتبر از اتفاقات پروژه در دوره‌های زمانی مختلف هستند که پس از تالیف باید به تایید کارفرما، پیمانکار، مدیر و… برسند. این گزارشات از انواع بسیار زیادی برخوردار هستند که هر کدام از آنها بر اساس نیاز سازمان، موسسه و… تهیه و تولید خواهند شد.
همچنین گزارش پروژه‌ها به صورت دوره‌ای (روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه) تهیه خواهند شد. در تهیه و همچنین در ارائه‌ی این گزارش‌ها باید به برخی از اصول مهم و ضروری توجه نمود.
در این گزارش‌ها به تمامی اقداماتی که در طی انجام پروژه صورت گرفته‌اند، اشاره خواهد شد.
گزارشات پروژه‌ها برای چه مخاطبانی تهیه می‌شوند؟
قبل از تهیه گزارشات پروژه‌ها، حتما باید بررسی کنید که این گزارشات برای چه مخاطبانی تهیه می‌شوند؟! مخاطب این گزارش‌ها می‌توانند:
- مدیران پروژه‌ها
- کارفرماها
- مدیر شرکت‌ها
- شهرداری
- استانداری
و… باشند. لذا توجه به مخاطبین این گزارش‌ها، امری حائز اهمیت خواهد بود. مخاطبین گزارش‌ها، نقش مهمی در تالیف و ارائه‌ی آنها خواهند داشت. در برخی از موارد در گزارشات می‌توانید شاهد ذکر جزئیات به صورت دقیق و موردی باشید.
زمانی که مخاطبین گزارشات شما مدیران و کارفرمایان هستند، باید به ذکر دقیق جزئیات بپردازید. این گزارشات در انواع مختلفی تهیه و تنظیم می‌شوند.
انواع این مستندات کدامند؟
گزارشات سازمانی نوعی سند رسمی معتبر هستند که در انواع مختلف و با مضمون‌های متفاوت در اختیار کاربران، مدیران و… قرار خواهند گرفت. از انواع این گزارشات، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- گزارشات نظارتی: (این گزارشات خود دارای انواع مختلفی هستند. گزارش روزانه، گزارش هفتگی، گزارش ماهانه و گزارش دوره‌ای از انواع این گزارش‌ها به شمار می‌روند. اغلب آنها در بر دارنده‌ی اطلاعاتی مانند: حجم کار، برنامه زمانبندی، تعداد ماشین آلات، جلسات هفتگی، نمودارها، تحلیل‌های کیفی و کمی هستند. لذا استفاده از آنها در بسیاری از سازمان‌ها، موسسات و… امری ضروری تلقی می‌شود.)
- گزارشات خاص: (یکی از انواع گزارشات پروژه‌ها، مربوط به گزارشات خاص است. این گزارشات در بر گیرنده‌ی اطلاعات خاصی هستند که برخی از آنها مبنای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی به شمار می‌روند. این گزارشات در مواقع خاصی تهیه و تنظیم خواهند شد. اغلب مضمون آنها نیز مانند گزارشات روزانه می‌باشد.)
- گزارشات تحلیلی: (این نوع از گزارشات نیز از انواع مختلفی برخوردار هستند. هر کدام از آنها نقش مهم و تعیین کننده‌ای در موسسه، سازمان و شرکت‌ها خواهند داشت. از جمله انواع مختلف آنها می‌توان به:
- گزارشات زمان و گستره
- گزارشات نیروی انسانی
- گزارشات منابع
- گزارشات جریانات نقدینگی
- گزارشات هزینهها
و بسیاری از موارد مشابه، اشاره نمود.