آیا می‌دانید منظور از گردش کار در سازمان چیست؟!
بسیاری از سازمان‌ها و موسسات مدرن برای افزایش راندمان کاری کارکنان و دستیابی ساده‌تر به موفقیت، از سیستم‌های مدرن بهره برداری می‌کنند.
این سیستم‌ها علاوه بر سهولت در مدیریت و همچنین کاربردی بودن، مزایای فوق العاده‌ای را برای مصرف کنندگان در بر خواهند داشت. یکی از این سیستم‌های کارآمد و محبوب، سیستم گردش کار است.
شاید این سوال برای شما پیش آید که مفهوم این الگو چیست و چطور می‌توان از آن بهره برداری نمود. برای کسب اطلاعات کامل، همراه ما باشید.
مفهوم گردش کار در سازمان چیست؟
در یک توضیح کلی می‌توان گفت که: مفهوم گردش کار در یک سازمان یا موسسه، اتوماسیون نمودن فرایندهای مختلف در کسب و کار می‌باشد.
زمانی که برخی از اقدامات سازمان‌ها از فردی به فرد دیگر منتقل می‌شود، گردش کاری صورت پذیرفته است. وظایف خاص، اطلاعات و همچنین مدارک و اسناد (با تکیه به قوانین مرتبط) برای طی کردن فرایندهای مشخص بین افراد جابجا خواهند شد.
این اقدامات با هدف ایجاد هماهنگی و همچنین همگام سازی یاطلاعات بین افراد و سازمان‌ها صورت می‌پیرد. لذا موسسات می‌توانند با بهره‌وری سازمانی مناسبی مواجه گردند.
مزایای استفاده از خدمات گردش کار در سازمان:
با توجه به مفهوم اصلی گردش کار در یک مجموعه، می‌توان به اهمیت استفاده از آن پی برد. سازمان‌ها و موسسات با استفاده از این سیستم می‌توانند به هدف نهایی و در نتیجه سودآوری مطلوب دست یابند. از جمله مزایای مهم این فرایند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بهبود در فرایند پاسخگویی
- افزایش و بهبود بهره‌وری سازمان
- شفافیت قابل توجه فرایندها
- کاهش زمان واکنش و سرعت عمل بالا
- کاهش خطاهای ناشی از برخی تعاملات انسانی
- ارائه‌ی داده‌های بهینه برای تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه
- سرعت و سهولت در اصلاح سیستم‌ها برای ایجاد تغییرات
اما نکته حائز اهمیت در این مورد، توجه به توالی فعالیت‌ها است. در صورتی که فعالیت‌های سازمان یا شرکت به صورت متوالی انجام نپذیرند، نمی‌توان از آنها با عنوان الگویی خاص یاد کرد. برای نمونه در این الگو جایی برای برگزاری جلسات، انجام برخی از خریدها و… وجود ندارد.
انواع این فرایند کدامند؟
الگوی گردش کار در سازمان نیز مانند بسیاری از الگوهای مختلف از انواع متعددی برخوردار است. لذا سازمان‌ها با در نظر گرفتن نیاز خود، می‌توانند از انواع مورد نظر، بهره برداری نمایند. از جمله انواع این فرایندها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- گردش کار متوالی
- گردش کار موردی
- گردش کاری پروژه
در هر کدام از این الگوها، می‌توان شاهد برنامه ریزی‌های دقیق و همچنین عملکردهای هوشمندانه کارکنان و مدیران، باشید.