آیا سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه را می‌شناسید؟ حتما شما هم شاهد بسیاری از سازمان‌ها، موسسات و شرکت‌های مختلفی بوده‌اید که محور فعالیت آنها بر اساس انجام پروژههای مختلف شکل گرفته است. این نوع از شرکت‌ها، موسسات و سازمان‌ها برای پیشبرد اهداف، ارتقا بهره‌وری و موفقیت در برنامه ریزی، از سیستم‌های خاصی استفاده می‌کنند. اما برای استفاده از این سیستم‌ها، قوانین خاصی وجود دارد که با پیروی از آنها، می‌توان به موفقیت دست یافت.
فاکتورهای بسیار زیادی سبب افزایش بهره‌وری و کاربردی بودن سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه خواهند شد. این نوع از سیستم‌ها زمانی از اهمیت قابل توجه برخوردار می‌شوند که:
- تحت سیستم وب باشند.
- برای پرتال پروژه‌ها قابل استفاده باشند.
- مدیریت زمان را در بر داشته باشند.
- مدیریت دانش و ریسک را در بر داشته باشند.
- از انعطاف پذیری بالایی برخوردار باشند.
- از ارتباط خوبی با ابزارهای کنترل پروژه برخوردار باشند.
لذا استفاده‌ی بهینه از این سیستم‌ها زمانی رخ می‌دهد که کاربران آگاهی کامل از این سیستم‌ها را در بر داشته باشند.
کاربرد سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه چیست؟
سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه و یا همان PMIS در انواع گوناگون توسط موسسات، سازمان‌ها، شرکت‌ها و … به کار گرفته می‌شوند. با استفاده از این سیستم‌ها می‌توان شاهد:
- حل بسیاری از مسائل سازمانی
- انجام فعالیت‌های مختلف شرکت‌ها و سازمان‌ها
- پیگیری و برنامه ریزی برای فرصتهای تجاری مختلف
و بسیاری از موارد دیگر بود. با سیستم PMIS می‌توان به تمامی اطلاعات و داده‌های دقیق و خلاصه شده، در زمان مقرر و برای انجام تصمیمات مهم، دست یافت. در این سیستم هیچ داده و اطلاعی جابجا نشده و از بین هم نخواهد رفت. اطلاعات و داده‌ها در این سیستم به صورت کنترل شده و سامان یافته، ذخیره می‌شوند. لذا به راحتی می‌توانند در:
(کمک و راهنمایی به مدیران پروژه برای برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، اجرا و همچنین بستن پروژه، نقش بسزایی داشته باشند.)
در این سیستم می‌توان شاهد انواع ابزارها و همچنین تکنیک‌های خارق العاده بود. هر کدام از آنها در یکپارچه سازی، جمع آوری و همچنین انتشار نتایج نقش مهمی را ایفا می‌کنند.
موارد استفاده سیستم اطلاعات مدیریت پروژه
همانطور که پیش‌تر نیز اشاره شد، استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه برای سازمان‌هایی مناسب است که:
- پروژه محور باشند. (مهمترین منبع درآمد سازمان، شرکت و یا موسسه اجرای پروژههای متعدد است.)
- با چالش ارتباط بین سازمانی و مدیریت بهینه مواجه باشد. (در پروژههای بسیار بزرگ که شاهد تعداد زیاد کارفرمایان، پیمانکاران و مشاوران هستیم.)
- سازمان‌هایی که با تنوع و یا پراکندگی جغرافیایی و پیچیدگی و … مواجه هستند. (در این سازمان‌ها نیز نیازمند بهره برداری از ابزارهای مناسب برای جمع آوری و تحلیل اطلاعات پروژه خواهیم بود.)