از PMIS چه می‌دانید؟!؟ این کلمه مخفف عبارت Project Management Information Systems می‌باشد. در بیان دیگر می‌توان از این عبارت با عنوان سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه یاد کرد. این عنوان یکی از مهمترین مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه به شمار می‌رود.
همانطور که از نام سیستم‌های اطلاعاتی بر می‌آید، این سیستم‌ها وظیفه‌ی جمع‌آوری و همچنین کنترل داده‌ها را بر عهده دارند. اما سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه با اهداف مهمی در اختیار مدیران قرار گرفته‌اند. با شناخت و بهره برداری از این سیستم‌ها، می‌توان شاهد مزایای فوق العاده‌ای بود.
هدف از PMIS چیست؟
در یک تعریف کلی از PMIS می‌توان به مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌های مورد استفاده با هدف جمع‌آوری و ساماندهی پروژه‌ها، اشاره نمود. مدیران یک مجموعه برای تصمیم‌گیری‌های دقیق و هوشمندانه، نیازمند اطلاعات به روز، دقیق، کارآمد و سریع هستند. در این صورت تصمیمات آنها بر اساس پشتوانه‌ای معتبر صورت پذیرفته است. همچنین با استفاده از این سیستم، می‌توانند سهولت در تهیه گزارشات، کسب اطلاعات جامع، جمع‌بندی، پیگیری و … را تجربه نمایند. اما برای ذکر هدف کلی و اصلی این سیستم، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- سهولت در دسترسی به اطلاعات پروژه برای کاربران
- ایجاد بهترین سیستم اطلاعاتی یکپارچه در پروژه‌ها
- آماده سازی و ارائه‌ی اطلاعات مفید به مدیران برای همراهی آنها در تصمیم‌گیری‌های دشوار
- افزایش سطح امنیت برای حفظ اطلاعات پروژه
- افزایش سرعت در گردش اطلاعات
- بهره برداری از گزارشات مفید و متنوع
- افزایش کارایی و همچنین اثربخشی پروژه
- قابلیت تطبیق پذیری و همچنین ارتباط با فرآیندها و سیستم‌های سازمانی
و غیره. اما در یک توضیح کلی می‌توان گفت که: هدف از این سیستم، سهولت بخشیدن به برقراری ارتباط بین تمامی اجزاء یک پروژه، است.
نحوه عملکرد سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه
عملکرد PMIS به این نحو است که در فرایند عملکرد یک پروژه، مدیران را به راحتی همراهی می‌کند. لذا در بسیاری از پروژه‌ها از این سیستم، به عنوان نیاز اصلی یک سازمان یاد می‌شود. اغلب مدیریت پروژه‌ها به جهت برخورداری از تنوع بسیار بالا، بسی پیچیده و دشوار است. اغلب با ابعاد بزرگتر پروژه‌ها، مدیران با مشکلات بیشتری مواجه خواهند شد. از این رو برای تصمیم‌گیری‌های دقیق مدیریتی در این نوع از ساختارها، از این سیستم استفاده می‌کنند. اغلب سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه باید از امکانات و قابلیت‌های خاصی برخوردار باشد. از جمله این امکانات، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- زمانبندی: (با توجه به اهمیت زمانبندی دقیق برای اجرای مدیریت پروژه‌ها، این سیستم‌ها باید از برنامه زمانبندی Timing برخوردار باشند.)
- داشبوردهای مدیریتی و پرتال: (از جمله مهمترین فاکتورها در برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری‌های مدیریت پروژه، اطلاعات مهم و آنالیز شده، داشبوردهای مدیریتی و .. هستند.)
- اسناد پروژه: (PMIS وظیفه آرشیو، نسخه بندی و ساماندهی اسناد متفاوت پروژه‌ها را بر عهده دارد.)
- ابزارهای مدیریتی: (این ابزارهای تسهیل کار مشارکتی در یک پروژه و همچنین تعامل اعضای تیم را نیز در بر دارند.)